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diaporama

Dans les entreprises, les infirmiers en santé au travail doivent présenter des statistiques, des projets, des actions de prévention, des formations. Cet aspect, déjà important, de communication interne et externe de la profession d'infirmier en santé au travail, va encore se développer. Pour cela, le diaporama reste l'outil le plus utilisé. Son utilisation parait facile, cependant il doit répondre à certaines règles simples pour être vraiment efficace. Ayant été confrontée au problème de la réalisation de diaporamas et en voyant que certaines présentations "passent mal", j'ai recherché des règles simples auprès de professionnels de la communication, qui permettent de créer des documents apportant une valeur ajoutée à la présentation orale, chose que nous n'apprenons pas forcément dans les IFSI.

But du diaporama

C'est un outil qui va vous permettre de mettre en valeur votre travail. Il n'est pas essentiel puisque vous devez pouvoir faire votre présentation, même en cas de panne de courant. Il doit servir à mettre en évidence les messages, les points forts de votre travail, mais ne doit pas accaparer l'auditoire.

Organisation

Vous avez fourni un travail conséquent et vous devez le restituer en 10 minutes. Avant de vous lancer dans la réalisation informatique, prenez le temps de "penser" à votre présentation.

- quel est le fil conducteur ?
en général : but de l'étude -> méthodologie -> résultats -> conclusion

- quel est le message à faire passer ?

- comment organiser les pages ?
en sachant qu'il ne faut pas plus de 7 diapos pour une présentation de 10 minutes.

Vous pouvez utiliser une trame avec 7 feuilles qui représenteront les diapos sur lesquelles vous écrirez les messages à faire passer. En posant les feuilles côte à côte, vous aurez un aperçu du déroulement de la présentation et du fil conducteur.

Style

Pour une présentation dans votre entreprise, vous devrez utiliser la chartre graphique si elle existe. Pour un public extérieur, vous avez le choix de la présentation.

Toutes les diapositives doivent avoir le même style, c'est à dire
- le même fond,
- la même police de caractère,
- les mêmes tailles de caractère (titre, sous titre, texte),
- les même codes pour les mêmes informations (flèches, puces, etc ...).


Les différences doivent être voulues, pertinentes et utilisées avec parcimonie.

Fond et texte

Evitez d'utiliser un fond de Power point, d'autres l'auront déjà fait avant vous et cela peut donner un sentiment de déjà vu, comme les 2 premiers exemples.

Veillez au contraste entre le fond et le texte, votre diaporama doit être lisible du fond de la salle.
N'utilisez que 2 à 3 couleurs par diapo en évitant le rouge et le vert, car certaines personnes voient mal ces couleurs.


Choisissez des couleurs de texte claires (blanc ou jaune) pour les fonds sombres et des couleurs de texte foncées (bleu ou noir) pour les fonds clairs.



Pour le texte : utilisez une police simple, sans sérif pour augmenter la netteté.



La taille doit être assez importante pour que le texte soit lisible du fond de la salle (36 pts minimum).
N'utilisez pas les majuscules pour le texte, juste pour le début des phrases.

Contenu

La diapo ne doit pas contenir plus de 6 points, pour une bonne compréhension du message et une bonne écoute de l'orateur. Vous ne devez pas lire le diaporama, il est là pour donner le fil conducteur et les messages.
Le texte doit être aéré, il doit y avoir de l'espace vide. Si vous avez beaucoup de texte, essayez de ne garder que le strict nécessaire.
Toutes les idées écrites sur la diapo doivent être commentées oralement, supprimez tout ce dont vous ne parlerez pas.
Il est préférable de mettre des mots clés, ou des phrases courtes.

Par contre, une phase entière comme une citation ou un texte de loi peut être écrit (entre guillemets) et sera lu entièrement, toujours dans la recherche de la pertinence et de l'efficacité.

N'oubliez pas le vérificateur orthographique, cela peut être utile.

Utilisez des termes connus de votre auditoire.

Si c'est possible, préférez les illustrations (photo, dessin, graphique) au texte. Vous pourrez les commenter si besoin en indiquant les points importants avec un pointeur. Ceci rend la présentation plus vivante.
De petites vidéos courtes peuvent être très utiles, par exemple pour montrer un geste, une action. Attention toutefois de ne pas tomber dans l'excès, vous présentez un travail, pas un court métrage.

Listes

Les listes permettent de faire une énumération.
Chaque élément de la liste doit commencer par un mot de même famille (nom, verbe, etc ...) et par la même puce.
Les listes peuvent être numérotés.
La présentation d'une liste est alignée à gauche (pas centrée)
Les éléments de la liste peuvent apparaître au fur et à mesure pour être commentés.
L'apparition doit être identique, sobre et rapide (apparition, passage gauche ...), évitez les apparitions par lettre ou trop théatrales, sauf si l'effet est justifié.

Tableau et graphiques

Ils servent à appuyer une idée, renforcer un message.
Comme le texte, ils doivent être lisibles de loin. Il est possible de ne garder que les lignes et/ou les colonnes utiles pour une meilleure lisibilité. Les légendes seront horizontales. Une flèche ou un cercle peuvent renforcer une partie pertinente du tableau ou graphique.

Effets 

Ces effets peuvent sembler intéressants mais ils peuvent lasser l'auditoire. Ne les utiliser qu'avec parcimonie et à bon escient.
Votre temps est compté et le temps d'apparition se trouve allongé avec les effets.

De même les sons peuvent être amusants, mais de façon ponctuelle et utile, comme pour réveiller l'auditoire .
En général, gardez ces effets pour la conclusion.

Liens hypertextes

Cet outil semble bien pratique à première vue ! Cependant il doit utilisé avec modération.
Est-il utile de montrer un document ? pensez que votre temps est compté.
SI vous ouvez un document Word, vous aurez les bandeaux word, ce qui alourdit la page, et votre texte sera probablement illisible. Vous allez aussi perdre du temps à jouer avec l'ascenceur pour trouver le morceau du texte recherché.


Il vous faudra également définir les couleurs du lien et du lien visité pour qu'il reste cohérent avec les couleurs choisie (fond et texte).

Personnellement, J'utilise les liens hypertexte lors des formations (pas pour les présentations à un public nombreux) pour avoir des documents ou des textes complets disponibles en cas de besoin.

Test

La mise en page de votre diaporama est fin prêt. Il reste maintenant à le tester, le chronométrer, vérifier les détails.

En premier, faire une présentation à blanc, pour vérifier le temps d'apparition, les temps morts, maitriser les clics pour faire avancer les diapositives.
Il est difficile de tenir un discours devant un auditoire et de gérer l'avancement du texte des diapositives, c'est pourquoi il est nécessaire de bien maitriser l'ensemble, en répétant de nombreuses fois, comme un acteur répétant une scène.
Pour l'auditoire, le diaporama doit accompagner le discours, n'être que le support de ce qui est dit.

Une fois au point, vous pouvez choisir un auditeur quelconque (un sujet de la famille), lui faire votre présentation et lui demander ce qu'il a retenu. Vous verrez quel message est passé. A vous de rectifier le diaporama au besoin.
C'est un bon test pour dépister les tics et les mots qui reviennent constamment !

Derniers détails

Une dernière diapositive, sombre et sans texte permet de terminer "proprement" le diaporama sans passer par le mode plan. Vous pouvez terminer par une diapo avec "merci de votre attention".

Le diaporama enfin prêt, faites une copie (voir deux copies) de sauvegarde sur une clé USB ou autre support.
Désactivez la mise en écran de veille du PC.
Si vous apportez votre matériel, pensez à une rallonge électrique, et si possible ayez un PC supplémentaire. Eventuellement, imprimez votre diaporama sur des transparents, vous ne serez pas pris au dépourvu en cas de panne informatique.

Le grand jour arrive.

Si vous ne connaissez pas la salle, demandez à la voir avant pour préparer votre installation.

Prévoyez le pointeur ou une baguette si vous devez montrer un point important sur une diapositive.

Vous pouvez également mettre en route de diaporama et aller au fond de la salle pour savoir ce que verra votre auditoire.

Un peu de communication ...

Installez vous face au public, le dos au diaporama.

Il est préférable de ne pas se retourner pour regarder où en sont les diapositives, préférez suivre l'avancement sur l'écran du PC placé devant vous. Pensez également à ne pas masquer le diaporama, mettez vous légèrement de côté. Vous pourrez ainsi utiliser le pointeur pour signaler un point important sur l'écran.

Si vous utilisez un micro, faites des essais avant pour éviter les "vous m'entendez ?"

En début de présentation, précisez si vous répondrez aux questions à la fin de la présentation ou si l'auditoire peut vous interrompre à tout moment.

Le rythme doit être ni trop rapide, ni trop lent. Faites des petites pauses entre les diapositives, cela permet de reprendre son souffle, sa concentration, et marque le passage à une idée différente. Utilisez des mots de liaison entre chaque diapositives et évitez les répétitions et les mêmes mots qui ponctuent toutes les phrases (voilà, donc, euh ...)

A la fin de la présentation, remerciez l'auditoire.

Quelques conseils utiles

Utilisez la visionneuse de diapositives pour avoir un apercu global de votre présentation.

Si votre diaporama sert à donner une formation, information ou que les auditeurs peuvent avoir besoin de prendre des notes, vous pouvez imprimer des feuillets avec les diapositives et un espace pour noter des commentaires.

avec power point : Fichier -> Imprimer -> documents -> diapositives par page -> 3 -> OK.



Maintenant, à vous de jouer !!!

Pour en savoir plus

lecompagnon.info
ipmc.cnrs.fr (juillet 2001)
daniellafreniere.com